這一步驟是職務分析管理方面的工作中十分重要的一項內容。具體來說職務分析一般有如下幾種目的：
● 工作描述
● 工作設計和再設計
● 工作比較及薪酬設定
這是職務分析的主要目的之一。大多數(shù)薪酬系統(tǒng)都是基于工作權重體系的，而職務分析正是用于分析、表達這一權重體系的。
● 人員甄選錄用
組織進行職務分析以獲取有關職務的任職資格信息：所需知識技能、社會交往能力等等。這些信息是組織進行人員甄選錄用所依據(jù)的基本標準。
● 制定培訓計劃
通過職務分析確定工作要求，以建立適當?shù)闹笇c培訓內容。這樣培訓所涉及的工作內容和責任才能準確地反映實際的工作要求，使員工在培訓中學到的知識技能與未來的工作實際應用相一致，從而大大降低人力資源培訓與發(fā)展費用。
● 工作績效評價
職務分析所得到的職務說明書可以明確表達組織對其人員的績效要求。通過職務說明書工作者能明確了解自己工作的職責、內容、目的、合格的標準等等信息，同時這些信息也是組織進行績效考核的重要標準。
● 人力資源開發(fā)
工作者往往會注重自我工作能力的培養(yǎng)與發(fā)展，職務分析得到的有關信息正是組織中個人發(fā)展的目標及檢驗標準。職務分析是職業(yè)咨詢與人事計劃的基礎。
● 進行組織內部分析
職務分析所得結果可以說明組織中各個職務的權責關系、信息流動方向等等，這些信息是我們分析、解決組織內部問題的第一手資料。
在確定職務分析的目的這一階段，應當注意的是職務分析的目的與職務分析過程中所要調查、收集的信息內容是密切相關的。
職務分析的實施步驟二：確定職務分析的程序
一般的職務分析程序包括以下幾方面內容：
● 職務分析活動開展前的決策
這方面內容涵蓋了前面提到的職務分析的管理方面和設計方面的大部分工作。它包括:
A 建立職務分析小組
B 選擇被分析的工作
C 限定信息收集的方法及類別
D 選擇信息來源
● 確定職務分析的調查問卷和問題
對于這方面工作，職務分析人員要根據(jù)前一步的有關決策制定出職務分析的各種調查表格，如調查問卷、結構化面談提綱、任務清單等等。
● 與工作者進行面談
在這方面應當注意：
A 面談的目的是使職務分析人員與工作者對于相應的工作具有相同的認識，這樣才能確保職務說明書內容的客觀與準確。
B 如果有許多人從事同一種工作，那么參加面談的工作者應當是這些人中的典型代表。
● 分析信息并編寫職務說明書
對職務信息的分析見前面有關內容
● 職務說明書的反饋
職務分析人員編寫的職務說明書必須要得到工作者及其上級主管的認可。一般情況下，職務說明書終稿的確定還應當征求其它部門主管的意見。
● 進行職務評價
● 對職務分析的成果進行反饋
職務分析的實施步驟三：建立有效的溝通體系
適當有效的溝通體系對職務分析的實施是非常重要的。溝通體系通常包括如下幾項活動：
● 向參加職務分析的有關人員解釋職務分析的目的
● 職務分析人員之間對職務分析方法的討論
● 討論如何進行工作描述：工作信息的收集及分析
● 規(guī)范職務說明書
● 向組織中有關部門及人員介紹職務分析的過程
● 對職務說明書進行反饋、檢驗
● 建立專門的監(jiān)督委員會（職務分析工作小組）或反饋監(jiān)督機制
有時，職務分析人員可以使用“盲表”來與有關工作者進行溝通。
這種調查表并沒有對有關職務分析信息的調查內容，而是詢問有關工作者應如何對其工作進行分析、評價。
通過溝通，職務分析人員應當力求解決的問題是：
● 確定職務分析的操作程序
● 確定監(jiān)督委員會（職務分析小組）的責任和目標
● 使工作者能充分地理解調查問題的具體含義
● 明確職務分析的調查對工作描述（工作說明書）的相應的功能
● 完善職務分析采用的方法
整個溝通所涉及的人員包括：
● 組織人事部門有關人員
● 組織有關部門主管
● 組織有關部門的員工代表
● 職務分析的人員對象，即相應的工作者
● 職務分析工作小組的成員（職務分析專家）
職務分析的實施步驟四：調查組織特性
職務分析所涉及的各個職務是組織的重要組成部分，所以在進行職務分析時必須充分考慮組織的各個特性。只有這樣，職務分析所涉及的各個職務才能有機地聯(lián)系起來，從而確保了職務分析結果的客觀性和實用性。
對組織特性調查所需了解的信息涉及三方面內容：
● 組織目前的狀況
● 組織的目標
● 組織的方向
要調查組織的特性，就必須應得到組織人事部門及其它有關部門的幫助。通過這些部門提供的有關信息職務分析人員可以了解到組織相應的特性，并編寫出組織特性說明。
組織特性調查的具體內容包括：
● 組織歷史
這是對組織所經歷的重要發(fā)展階段的簡短概括說明
● 主要活動
這部分是對組織所從事的活動組織宗旨的描述及概括
● 組織結構
這部分要列出的是組織的組織結構圖及組織各個部門的職責和任務
通過組織結構圖職務分析人員可以了解如下信息：
A 每一個管理工作的名稱
B 每一個單位或個人應對誰負責
C 每一個單位由誰負責
D 已經建立了何種部門或單位
E 組織的“命令鏈”
F 各工作的名稱和在組織中的位置
● 主要產品和市場
這部分內容包括：
A 組織的主要產品或服務
B 生產線的介紹
C 采用技術的介紹
D 目前及未來的市場份額
E 主要顧客
F 預期的增長率
G 主要競爭者及其它外部環(huán)境因素
● 生產過程
系統(tǒng)地描述組織生產經營活動的流水過程
● 組織的戰(zhàn)略
對組織目前的戰(zhàn)略計劃進行總結
● 組織的預算
列出組織及其各個部門目前的水平和未來的預算水平。這方面內容有助于職務分析人員了解組織的優(yōu)勢和劣勢、機遇和威脅（SWOT）
● 組織中各部門的目標
通過這部分內容，職務分析人員可以了解各部門存在的合理性，以及部門對整個組織經營活動的影響。
● 各部門的組織結構
這部分內容包括部門內的組織結構圖、各部門的職能及每一職能相應的工作人數(shù)。
● 各部門所進行的活動及應達到的績效
● 各部門的預算數(shù)字
● 其它特殊信息
這些調查內容可通過問卷調查的方式實現(xiàn)。調查結果可以編寫成組織特性說明，這個說明對職務分析的實施有著很重要的參考價值
職務分析的實施步驟五：收集分析工作信息進行職務描述、編寫職務
在一個具體的職務分析實施中，所要收集的工作信息應該由職務分析小組針對組織的具體情況來確定。而對這些信息的綜合、分析是整個職務分析活動中最艱巨的一項工作。關于對工作信息的分析見前面職務分析的收集分析方面工作的有關內容。
上述信息分析的結果是要用職務說明書來表達的。職務說明書是用文件形式來表達職務分析的結果，其基本內容包括工作描述和任職說明。工作描述一般用來表達工作內容、任務、職責、環(huán)境等，而任職者說明則用來表達任職者所需的資格要求，如技能、學歷、訓練、經驗、體能等。
?。?） 職務說明書的內容
職務說明書的基本內容主要由以下幾個方面構成：
A 基本資料，包括：
● 職務名稱。
● 直接上級職位。
● 所屬部門。
● 工資等級。
● 所轄人員。
● 定員人數(shù)。
● 工作性質。
同時應列出職務分析人員姓名、人數(shù)和職務分析結果的批準人欄目。
B 工作描述，包括：
● 工作概要。用簡練的語言說明工作的性質、中心任務和責任。
● 工作活動內容。工作活動內容包括：
◆ 逐項說明工作活動內容。
◆ 說明各活動內容占工作時間的百分比。
◆ 各活動內容的權限。
◆ 各活動內容的執(zhí)行依據(jù)。
◆ 其他
● 工作職責。逐項列出任職者的工作職責。
● 工作結果。說明任職者執(zhí)行工作應產生的結果，以定量化為好。
● 工作關系。工作關系描述包括：
◆ 說明此工作受誰監(jiān)督。
◆ 說明此工作監(jiān)督誰。
◆ 說明此工作可晉升的職位，可轉換的職位，以及可升遷至此的職位。
◆ 與哪些職位發(fā)生關系。
● 工作人員運用設備說明。它包括：
◆ 說明工作人員主要運用的設備名稱。
◆ 說明工作人員運用信息資料的形式。
C 任職資格說明。它包括：
● 所需最低學歷。
● 需要培訓的時間和科目。
● 從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗。
● 一般能力。如計劃、協(xié)調、實施、組織、控制、領導、沖突管理、公共關系、信息管理等能力及需求強度等。
● 興趣愛好。即順利履行工作職責所需的某中興趣、愛好、及需求強度。
● 個性特征。如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向、內向、支配性、主動性等性向特點。
● 職位所需的性別、年齡特征。
● 體能需求。如：
◆ 工作姿勢。如站、坐、跑、蹲、走動、躺等姿勢以及各姿勢的比重。
◆ 對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求。
◆ 精神緊張程度。
◆ 體力消耗大小。
D 工作環(huán)境。
● 工作場所。在室內、室外，還是其他特殊場所。
● 工作環(huán)境的危險。說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，以及危險性原因等。
● 職業(yè)病。即從事本工作可能患得得職業(yè)病及輕重程度。
● 說明工作時間特征。如正常工作時間、加班時間等。
● 說明工作得均衡性。即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經常性程度。
● 工作環(huán)境的舒適程度。即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。
?。?） 職務說明書編制的注意事項：
A 職務說明書的內容可依據(jù)職務分析的目的加以調整，內容可簡可繁。
B 職務說明書可以用表格形式表示，也可以采用敘述型。
C 職務說明書中，如有需個人填寫的部分，應運用規(guī)范用語，字跡要清晰。
D 實用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可。
E 職務說明書應運用統(tǒng)一的格式書寫。
F 職務說明書的編寫最好由組織高層主管、典型任職者、人力資源部門代表、職務分析人員共同組成工作小組或委員會，協(xié)同工作，共同完成。
